Bag facaden
Gennemgang af datagrundlaget
Med adgang til kundens nuværende aftalegrundlag og forbrug tager vi alle kundens data igennem vores egenudviklede software, der dechifrerer data for både virksomhedsforbindelser og hver enkelt bruger til mindste detalje på både abonnementer og forbrug. På denne måde får vi et dybdegående indblik i, hvad kundens aftale indeholder, hvordan kunden reelt udnytter indholdet af aftalen og hvad kunden i sidste ende betaler for aftalen sammenlignet med de generelle markedsvilkår.
Sammensætning af aftalen
Kendskabet til alle detaljer i kundens aftale og brug af denne danner grundlag for en analyse af indhold og sammensætning af aftalen, og vi vurderer kvaliteten målt mod kundens reelle behov med henblik på at sammensætte en kommende aftale så optimalt som muligt ud fra mulighederne i det aktuelle marked.
Forberedelse af udbudsmateriale
Når vi har et klart billede af kundens behov og muligheder, sammensætter vi en kravspecifikation til potentielle leverandører, der præcist afspejler kundens behov. Typisk opsøger vi tilbud fra kundens eksisterende leverandører samt de to leverandører, der bedst matcher den ønskede kvalitet og kundens behov.
Forhandlingerne
Hvert af de indkomne tilbud vurderes nøje for at verificere, at de opfylder kvalitetskriterier og kundens behov. Herefter benchmarker vores software hvert element i tilbuddene med lignende aftaler for at give os udgangspunktet til at sikre konkurrencedygtige priser på alle niveauer i tilbudet. Selve forhandlingerne gennemføres af vores specialister på området med mange års erfaringer i branchen, så vi ved, hvor vi bedst kan trykke leverandørerne lidt ekstra på maven. Nøglen til de optimale forhandlinger ligger i vores nøjagtige viden om kundens og markedets data.
Processens fire faser
Aftalegrundlag
Vi indgår aftale indholdende scope og baseline for vores analyse og rådgivning
Analyse
Vi indhenter data og laver en grundig analyse af kundens aftaler og brugsmønster
Optimering
Vi laver udbud på baggrund af kundens behov og indleder forhandlinger med udbydere
Besparelse
Vi fremlægger de bedste tilbud for kunden i en udførlig rapport med vores anbefaling
Aftalegrundlag
Indledende møde
Gennemgang af nuværende aftaler
Vores fælles rejse begynder med et indledende møde, hvor vi gennemg…år jeres nuværende løsninger for erhvervstelefoni og -data samt jeres ønsker for fremtiden og eventuelle udfordringer. Dette møde, der varer cirka 1 time, er en værdifuld mulighed for at definere vores samarbejde og aftale, hvordan Comply kan skræddersy løsninger til jeres specifikke behov. Vi lytter nøje til jeres ønsker og bekymringer for at sikre, at vores rådgivning er i overensstemmelse med jeres visioner.
Scoping
Klarlæg omfang og begrænsninger
Efter det indledende møde går vi tilbage til skrivebordet og beskriver… beslutninger fra vores møde med vores opfattelse af opgavens og samarbejdets omfang. Vores beskrivelse skal gøre det tydeligt, hvilke områder vi skal dække, samt eventuelle begrænsninger og/eller specifikke krav. Vi gennemgår dette trin for at sikre, at vores fokus er præcist rettet mod kundens behov og for at undgå misforståelser. Vi fortsætter først til næste trin, når kunden er 100% enig i beskrivelsen. I komplicerede sager eller på kundens opfordring kan der være behov for et opfølgende møde á cirka en halv times varighed.
Dataindsamling og baseline
Enighed om udgangspunktet
Når vi er enige om omfanget af opgaven, går vi videre til indsamlingen… af nødvendige data. Typisk vil vi tage udgangspunkt i data fra det seneste år, og vi benytter kundens tidligere fakturaer som datagrundlag. I de fleste tilfælde indsamler vi selv data med en midlertidig adgang til kundens selvbetjeningsløsning, men hvis kunden selv ønsker at udtrække data og levere dem til os, er dette naturligvis også en mulighed. Vi udarbejder en tydelig oversigt over alle omkostninger til telefoni og data med vores forslag til en baseline for vores fremadrettede arbejde. Vi fortsætter først til analysefasen, når begge parter er enige i både scope og baseline for opgaven. Alt afhængig af kompleksiteten af opgaven skal det forventes, at vi er klar med et oplæg efter 1-4 uger.
Bearbejdning af data
Kategorisering og berigelse af data
Når vi er enige med kunden om udgangspunktet, påbegynder vi vores detaljerede gennemgang af data. Vores specialudviklede software gennemlæser alle fakturaer og kategoriserer produkter og priser for samtlige medarbejdere og virksomhedslinjer samt laver et statistisk overblik over forbrug, der ikke er indeholdt i de forskellige abonnementer. Efterfølgende beriger vi disse data med informationer, der ikke nødvendigvis fremgår direkte af fakturaer – eksempelvis antal GB data indeholdt i et abonnement.
Analyse af data
Benchmarking og muligheder for optimering
Vores analyse af data foregår i 2 faser. Første del håndteres af vores software, der gennemløber data for at verificere, at kunden er blevet faktureret korrekt i henhold til deres gældende aftaler. Derudover sammenholdes de enkelte elementer i kundens aftale med sammenlignelige elementer fra lignende kundeaftaler for at identificere elementer med størst potentiale for optimering og besparelser. Finder vi eksempler på fejlfakturering af kunden, sikrer vi, at kunden bliver krediteret det tilsvarende beløb. Anden del består i en analyse af medarbejdernes forbrugsmønstre med henblik på at identificere elementer, der med fordel kunne inkluderes, ekskluderes eller omorganiseres i de forskellige typer af abonnementer.
Opfølgende dialog
Præsentation af indledende resultater og justering af materiale
Resultaterne fra vores analyse samler vi i en overskuelig rapport med anbefalinger til sammensætning af en kommende aftale. Rapporten benytter vi som udgangspunkt til en opfølgende dialog med kunden – dels for at dele vores indledende findings og anbefalinger med kunden, og dels for at sikre at vores løsningsforslag bliver nøje afstemt med det tidligere definerede omfang, og sikre at forslagene opfylder kundens specifikke behov. Vi gennemgår de foreløbige resultater sammen, svarer på eventuelle spørgsmål og justerer i vores oplæg i samråd med kunden for at blive 100% klar til at skrue et udbud sammen, der understøtter kundens behov.
Analyse
Optimering
Udbud
Opstilling af udbudsmateriale og valg af leverandører
Når datagrundlaget er på plads og afstemt med kunden, påbegynder vi processen med at udvælge leverandører og indsamle tilbud. I første omgang udformer vi udbudsmaterialet, så det nøjagtigt afspejler kundens behov og er let at forstå for potentielle leverandører, så de kan udforme tilbud, der matcher vores krav og ønsker til en fremtidig aftale. Dernæst vurderer vi, hvilke selskaber der bedst vil kunne leve op til vores forventninger og fremsender udbudsmateriale til de relevante. Typisk vil materialet sendes til eksisterende leverandør(er) samt yderligere to udvalgte udbydere.
Indsamling af tilbud
Kvalitetssikring og sammenligning af tilbud
Typisk vil vi modtage tilbud fra 3 leverandører relativt hurtigt, men der kan være tilfælde, hvor en leverandør ikke ønsker at byde på opgaven eller udskyder fremsendelsen af den ene eller anden grund. I disse tilfælde vurderer vi relevansen af at involvere yderligere en leverandør i processen. De indkomne tilbud bliver kvalitetssikret op imod kundens behov, og hvert enkelt element i tilbuddene bliver bearbejdet af vores software og sammenholdt med elementerne i kundens eksisterende aftale, øvrige tilbud og tidligere aftaler af lignende karakter. På denne vis får vi sikret, at produkterne svarer til kundens forventninger, og vi får en god indikation af, hvor vi mest effektivt kan trykke på for at sikre de bedste priser, de bedste produkter og den bedste service.
Forhandling
Tilpasning af produkter, priser og aftaler
I de fleste tilfælde vil vi kunne opnå bedre vilkår hos alle udbydere i næste runde af forhandlingerne, men der kan være tilfælde, hvor en udbyder falder fra. Igen vil vi vurdere relevansen af at bringe endnu en leverandør med i forhandlingerne. I langt de fleste tilfælde vil vi efter anden tilbudsrunde have en rigtig god idé om, hvilke 2 leverandører vi kan opnå de bedste aftaler med til den givne kunde. Vi fortsætter forhandlingerne mere målrettet med 1-2 leverandører, indtil vores eksperter ikke mener, at der er mere at komme efter i forhold til at kunne tilbyde vores kunder de bedste aftaler i henhold til ønsker og behov.
Rapportering
Præsentation af opnåede resultater og vores anbefaling
Med de endelige tilbud fra leverandørerne i hånden udformer vi en afsluttende rapport, der beskriver processen og udførligt viser resultaterne sammenholdt mod hinanden og kundens eksisterende aftaler. Vi angiver vores anbefaling og begrundelse for denne i rapporten og dokumenterer ligeledes eventuelle opmærksomhedspunkter eller andet, der kan være relevant for den fremtidige aftale. Vi opfordrer til at gennemgå resultaterne på et fysisk møde, hvor kunden også kan få lejlighed til at stille de sidste spørgsmål, og vi kan fortælle lidt om processen, hvis der bliver tale om udskiftning af leverandør. Vi forventer, at kunden enten på selve mødet eller kort tid efter beslutter sig endeligt for valg af leverandør til den kommende aftale.
Aftale og kontrakt
Kvalitetssikring af aftalens indhold og underskrift
Når kunden har besluttet sig for valg af leverandør, vil vi indhente den endelige aftale fra leverandøren. Vi kvalitetssikrer aftalen, så vi er sikre på, at alt er, som det var angivet i tilbuddet og sender herefter aftalen til underskrift hos kunden, såfremt alt er i orden.
Implementering
Tilsikrer implementering efter aftale og opfølgning
Når aftalen træder i kraft, sikrer vi os, at implementeringen foregår fornuftigt, og at kunden føler sig velorienteret om forløbet. Ved skift af leverandør bistår vi kunden i forbindelse med udskiftning af SIM-kort, når der er behov for det, mens det hele som regel vil foregå helt ubemærket, hvis kunden bibeholder samme leverandør som tidligere. I alle tilfælde hjælper vi med at sikre et godt forløb, hvor der er behov for det. Efter cirka 3 måneder laver vi en opfølgning for at sikre os, at kunden er tilfreds med den nye aftale, og vi tilbyder verifikation af, at leverandøren fakturerer i henhold til aftalen, hvilket heldigvis i dag er en mindre udfordring, end det har været tidligere.
Besparelse
